Hoe zorg je voor voldoende liquide middelen (geld) voor de uitvoering van je projecten?

 Projecten kunnen heel dynamisch zijn, er kunnen onverwachte situaties ontstaan.  Een vertraging in het project door willekeurige oorzaken is niet ongebruikelijk. Ondanks de goede (verwachte) resultaten op projecten kun je verast worden met onvoldoende liquide middelen om rekeningen te kunnen betalen. Deze situaties kunnen zelfs tot een faillissement leiden. De geldstromen binnen één project kunnen directe gevolgen hebben voor andere projecten. Een goede liquiditeitsplanning kan voorkomen dat je wordt verrast. Hierdoor word je in de gelegenheid gesteld om tijdig maatregelen te nemen en te korten te voorkomen. Dit artikel geeft uitleg, tips en hulp bij het managen van je geldstromen binnen je projecten. In dit artikel gaat het om projecten waarbij aan een klant producten (materialen, documenten of diensten) worden geleverd tegen een vergoeding.

 1. Wat is een liquiditeitsplanning?

Een liquiditeitsplanning wordt ook wel cashflow planning, liquiditeitsbegroting of cashflow management genoemd. Het is een overzicht van (toekomstige) inkomsten en uitgaven. Het planningsaspect is hierbij het belangrijkste, omdat je hierdoor proactief kunt handelen bij voorspelde situaties. Bij een projectliquiditeitsplanning worden de inkomende en uitgaande geldstromen binnen het project gepland. Het is een instrument voor (project) management om goede afwegingen te kunnen maken over bijvoorbeeld; betalingscondities, een projectfinanciering of strategische keuzes voor het bedrijf.

 2. Waarom een liquiditeitsplanning?

Het doel is om inzicht te krijgen in de toekomstige inkomsten en uitgaven van je project, maar ook van je onderneming. Inzicht is noodzakelijk om verrassingen te voorkomen. In de planning wordt de balans van de inkomsten en uitgaven weergegeven in een bepaalde periode. Wenselijk is vaak dat deze balans positief is, helaas in de werkelijkheid kan dit niet altijd en zijn er misschien wel maatregelen nodig om dit te voorkomen. Bij een negatieve kasstroom is het mogelijk dat je onvoldoende middelen hebt om rekeningen te betalen. Een negatieve kasstroom kan ook tot een sneeuwbaleffect leiden. Hieronder een voorbeeld van een sneeuwbaleffect:

• Door onvoldoende financiële middelen kan een rekening van een leverancier niet worden betaald.
• De leverancier stelt de levering van de goederen uit waardoor het project vertraagt.
• Doordat het project vertraagt, komen geplande inkomsten later binnen.
• Deze inkomsten waren wellicht noodzakelijk om andere rekeningen van dit project of andere projecten te betalen. Hierdoor kunnen er opnieuw vertragingen optreden.
• Uiteindelijk kan het probleem zo groot worden dat een bedrijf er failliet aan gaat.

3. Hoe krijg je inzicht in de projectinkomsten?

Projectinkomsten zijn de vergoedingen die je ontvangt voor het leveren van de afgesproken producten (materialen, documenten & diensten). In een contract of opdracht zijn vaak afspraken gemaakt over deze vergoedingen, dit zijn de betalingscondities van het project. Meestal worden deze betalingen gekoppeld aan een mijlpaal. Enkele voorbeelden van deze betalingscondities zijn:

• Aanbetaling bij start van het project.
• Betaling na levering van documenten.
• Betaling voor of na levering van materialen of diensten.
• Betaling na volledige oplevering van het project.
• Betaling na het verstrijken van de garantietermijn.
  
  Maak een overzicht van alle betalingscondities in Excel, een ERP systeem of boekhoudpakket. Voeg hier een inschatting van de verwachte betaaldatum aan toe. Vaak zijn er binnen een opdracht afspraken gemaakt over wanneer een mijlpaal gerealiseerd moet zijn. Deze data kun je gebruiken voor het inschatten van de betaaldatum. Zijn hierover geen afspraken dan kun je vaak data gebruiken uit de projectplanning. Houd bij het maken van de inschatting rekening met de afgesproken termijnen voor betaling van de factuur. De betaling vindt vaak x dagen plaats na het versturen van de factuur en het behalen van de mijlpaal. Zorg dat de verwachte data voor de inkomsten realistisch worden gepland. Houd rekening met ervaringen uit het verleden. Een positieve inschatting van een betaaldatum kan voor verrassingen zorgen wanneer de inkomsten niet voor de geplande datum binnenkomt.
  Hieronder een voorbeeld van een overzicht van de verwachte inkomsten van 2 projecten:

 Project inkomsten

Een inschatting van de betaalmaand is vaak voldoende omdat er altijd sprake is van onnauwkeurigheid, je weet immers nooit exact wanneer de betaling binnen komt. Bij beperkte financiële middelen kun je ook naar een inschatting per week gaan. Zorg dan wel dat je ook wekelijks actief bezig bent met het bijwerken van de planning.

Tip:
Ditzelfde overzicht kun je ook gebruiken als debiteurenoverzicht door er een aantal kolommen toe te voegen, zoals factuurdatum, betaaldatum en factuurstatus. Vraag je klanten proactief of ze op tijd gaan betalen en stuur herinneringen wanneer ze te laat zijn.

4. Hoe krijg je inzicht in de (project) uitgaven?

Projectuitgaven zijn de kosten die je moet maken voor het realiseren van het project. Maak van deze uitgaven en eventueel overige uitgaven ook een overzicht, bij voorkeur in hetzelfde systeem als de projectinkomsten. Als basis hiervoor kun je vaak gebruik maken van het kostenoverzicht (budget) dat reeds gebruikt is om de verkoopprijs van het project te kunnen bepalen. Ook voor deze kosten kunnen er met toeleveranciers betalingstermijnen zijn of worden afgesproken. Zet al deze uitgaven en termijnen in een overzicht en maak een inschatting van de verwachte betaaldatum, houd wederom rekening met de betalingstermijnen. Hieronder een voorbeeld van een overzicht van de uitgaven van 2 projecten.

Project uitgaven
Ook hier geldt dat een inschatting van de betaalmaand vaak voldoende is maar je kunt ook kiezen voor een inschatting per week.

Tip:
Dit overzicht kun je combineren met een inkoopoverzicht door een aantal kolommen toe te voegen, zoals besteldatum, gevraagde leverdatum, bevestigde leverdatum en opdrachtstatus. Hierdoor kun je controle krijgen over:

• Onderdelen die je al wel hebt ingekocht of nog moet inkopen.
• Wat de status en vorderingen van de bestellingen zijn.
• De planning van de leverancier. Levert deze zijn producten (materialen, documenten en diensten) nog op tijd?

Op basis van deze informatie kun je maatregelen nemen en/of plannen maken wanneer een vertraging dreigt.

Naast projectuitgaven heb je vaak ook nog algemene repeterende uitgaven zoals de vaste lasten van je bedrijf en salarissen van je personeel. Vergeet ook niet vakantiegeld of btw-afdracht. Je kunt ook posten hiervoor in het overzicht opnemen.

 5. Hoe maak je een liquiditeitsplanning?

Door het inkomstenoverzicht en het uitgavenoverzicht met elkaar te combineren kun je de totale inkomende en uitgaande geldstromen per maand of per week inzichtelijk maken. De balans tussen inkomsten en uitgaven bepaalt uiteindelijk of er een negatieve of positieve cashflow is. Je kunt dit ook zichtbaar maken in een grafiek, zie het voorbeeld hieronder.

 Project liquiditeitsplanning

In dit voorbeeld is er gebruik gemaakt van de gegevens uit het inkomstenoverzicht en uitgavenoverzicht van hoofdstuk 3 & 4. Met behulp van een draaitabel is er een planning gemaakt. Uit de planning kun je concluderen dat er uiteindelijke een positief resultaat wordt behaald over de 2 projecten. Er zijn echter wel 2 momenten in februari en mei waarbij er sprake is van een negatieve balans. Op deze momenten heb je dus financiële middelen nodig om de projecten te kunnen bekostigen. Door gebruik te maken van filters in je draaitabel kun je de grafiek verschillend weergeven. Je kunt bijvoorbeeld de planning van de individuele projecten laten zien, en daarmee ook de gevolgen van één of meerdere projecten op de totale cashflow. Hieronder de cashflow van de 2 individuele projecten uit de voorbeelden.

Project 1001

Project 1002Wat opvalt aan de twee bovenstaande grafieken is dat er sprake is van een grotere negatieve balans op project 1002 in de maand mei. Er zijn individueel meer financiële middelen nodig om dit project te bekostigen. In de gecombineerde planning draagt project 1001 op dit moment bij aan de financiering van project 1002. Als de inkomsten voor project 1001 vertragen dan kan dit directe gevolgen hebben voor project 1002. Er kunnen financiële te korten ontstaan om project 1002 te bekostigen. Er kan een sneeuwbaleffect ontstaan, zoals in hoofdstuk 2 staat omschreven, als bijvoorbeeld project 1002 hierdoor ook vertraagd.

Dit voorbeeld geeft aan dat het belangrijk is om de overzichten van de geplande inkomsten en uitgaven actief bij te houden. Je kunt dan tijdig plannen gaan maken om de gevolgen van een te kort aan financiële middelen te beperken.

6. Welke software heb ik nodig voor een liquiditeitsplanning?

Grotere bedrijven hebben vaak een ERP (Enterprice Resource Planning) systeem om o.a. de inkomsten en uitgaven te plannen in tijd. Er zijn ook boekhoudpakketten die deze mogelijkheden bieden. Sommige van deze systemen hebben tools om met behulp van de overzichten een cashflowplanning af te geven. Vaker komt het voor dat er BI (business intelligence) software nodig is om de gewenste gegevens in een planning weer te geven. Ook een koppeling met Excel kan het gewenste resultaat leveren.

Voor kleinere bedrijven is een ERP systeem vaak niet interessant, de kosten hiervoor wegen vaak niet op tegen de baten. Het boekhoudprogramma dat ze gebruiken is vaak eenvoudig. Het systeem is vaak alleen ingericht op gerealiseerde kosten en inkomsten, ze missen de mogelijkheid om toekomstige inkomsten en kosten te plannen. Voor deze bedrijven is Excel nog altijd een goede oplossing om inkomende en uitgaande geldstromen te plannen. Ook is het soms ook mogelijk om data uit een boekhoudprogramma te exporteren naar Excel om zo dubbel werk te voorkomen.

Wil je direct aan de slag met een Excel liquiditeitsplanning downloadt dan een gratis Excel bestand op Gripopprojecten.com

7. Hoe voorkom je een negatieve cashflow?

Inzicht is zoals hierboven al beschreven essentieel om een negatieve cashflow te voorkomen. Vervolgens is het belangrijk dat je de gemaakte overzichten (inkomsten / debiteuren overzicht, uitgaven / inkoop overzicht en de cashflowplanning) gaat gebruiken als stuurmiddel voor je projecten. Enkele voorbeelden hoe je deze data kunt gebruiken:

• Controleer regelmatig je debiteurenoverzicht. Worden de uitstaande facturen van klanten tijdig betaald? Vraag aan de klant wanneer de uitstaande factuur wordt voldaan.
• Bewaak de projectmijlpalen goed. Wordt er binnen het project voldaan aan de voorwaarden om de mijlpalen op de geplande datum te realiseren?
• Controleer ook regelmatig de mijlpalen voor de uitgaande geldstromen. Vaak resulteert een vertraging van deze mijlpalen in een vertraging van de projectmijlpalen.
• Voorspel wat de gevolgen zijn van vertraging in de inkomende en uitgaande betalingen en pas je plan aan om verdere vertragingen te voorkomen. Houd hierbij ook rekening mee met de gevolgen voor andere projecten.

Maak voor de verkoop van het project al een project liquiditeitsplanning om vooraf al maatregelen te kunnen nemen. Enkele voorbeelden van maatregelen zijn:

• Onderhandel betere betalingscondities met de klant. Houd rekening met de uitgaande geldstromen.
• Spreek met toeleveranciers goede betalingscondities af om een negatieve geldstroom te voorkomen.
• Soms moet je keuze maken tussen een beter projectresultaat of betere betalingscondities. Geef bijvoorbeeld een korting bij betere betalingscondities wanneer de financiering van het project een uitdaging vormt.
• Vraag een projectfinanciering aan wanneer dit noodzakelijk is.

 Aan de liquiditeitsplanning kun je eventueel ook een startsaldo toevoegen. Wellicht zijn er voldoende financiële middelen in huis waardoor bijvoorbeeld een projectfinanciering niet noodzakelijk is.

8. Conclusie.

Het unieke karakter van projecten en de dynamiek tijdens de uitvoering van een project kunnen voor onverwachte situaties zorgen, ook in de cashflow. Een liquiditeitsplanning is een essentieel onderdeel van project- en bedrijfsbeheersing. Het helpt je om financiële problemen te voorkomen. Met een realistische planning van de inkomsten en uitgaven kun je anticiperen op negatieve geldstromen. Het helpt je ook bij het maken van strategische keuzes voor je bedrijf. Met een liquiditeitsplanning kun je ervoor zorgen dat je bedrijf financieel gezond blijft.

9. Heb je meer hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het maken van een betrouwbare liquiditeitsplanning dan kan Grip op Projecten je helpen. Op basis van de reeds beschikbare informatie kunnen we samen kijken hoe we zo efficiënt mogelijk een liquiditeitsplanning kunnen opstellen. Ook kijken we naar de benodigde processen om ervoor te zorgen dat de liquiditeitsplanning betrouwbaar wordt en blijft.

Grip op Projecten is expert in projectmanagent, projectorganisaties en projectmatig werken en beschikt over meer dan 20 jaar ervaring in het uitvoeren van projecten. Grip op Projecten helpt midden- en kleinbedrijven (MKB) in Oost-Nederland om projecten succesvol te realiseren doormiddel van advies op maat, het maken van gereedschappen en het geven van trainingen.

Wil jij ook (meer) grip krijgen op je projecten? Neem dan contact op met Grip op Projecten! Ik help je graag verder.