Hoe bouw je aan een top (project) team?

Projecten worden vaak uitgevoerd door een groep van mensen. De samenstelling van deze groep kan per project verschillend zijn. Een groep mensen die samenwerkt vormt niet altijd een team. Dit artikel geeft uitleg wat het verschil is tussen werkgroep en een team, wat de voordelen zijn van team en hoe je van een werkgroep een topteam kunt maken.

1. Wat is een werkgroep en wat is een team en wat zijn de verschillen.

Om inzicht te krijgen in de verschillen is het goed om de definities van een werkgroep en team te weten.  
De definitie voor een werkgroep is:
Een werkgroep is een groep van mensen met een bepaald doel of een bepaalde opdracht die zij gezamenlijk resultaatgericht proberen uit te voeren.

De definitie voor een team is:
Een team is een groep van mensen met een bepaald doel of een bepaalde opdracht en het in grote lijnen eens is over de weg naar dit doel. De leden van de groep vullen elkaar aan en er is sprake van gedeelde verantwoordelijkheid.

Het grootste verschil in deze twee definities is dat leden van een team elkaar aanvult en verantwoordelijkheden delen om het doel te bereiken. Deze verantwoordelijkheden kun je ook alleen maar delen als je eens bent over de weg naar het doel. Als je het niet eens bent over de weg naar het doel dan wil je ook geen verantwoordelijkheid nemen voor de gekozen weg. Door de gedeelde verantwoordelijkheid ontstaat er ook een omgeving waarin je elkaar helpt.

Verschil in verantwoordelijkheid, focus en resultaat:
Bij een werkgroep zijn de leden verantwoordelijk voor de specifieke toegewezen taken die bijdragen aan het groepsresultaat. De leden focussen zich vooral op het individuele resultaat. De leden van een werkgroep leveren individueel (deel)producten op.

Bij een team zijn de leden verantwoordelijk voor hun eigen taken maar ook voor het collectieve groepsresultaat. De leden focussen zich vooral op het groepsresultaat. De leden van een team leveren gezamenlijk (deel)producten op.

Verschil in aansturing:
Er zijn ook verschillen in de aansturing van een team en een werkgroep. Een werkgroep heeft vaak een sterke leider die de verschillende taken delegeert en toezicht houdt op het werk van individuele personen. De overlegstructuur is vaak effectief, alleen noodzakelijke informatie wordt uitgewisseld. Er is nauwelijks ruimte voor informeel overleg.

De leider van een team ondersteunt de leden en versterkt de samenwerking tussen de leden. De leden krijgen vrijheid om taken te verdelen en verbeteringen toe te passen voor een beter resultaat. De leider stimuleert de ontwikkeling van individuen. De overlegstructuur is vaak open, er is tijd om elkaar te begrijpen. De overleggen worden gebruikt voor open discussies, planning en probleemoplossing. Er is voldoende ruimte voor informeel overleg.

2. Voordelen van een team.

Een team heeft veel voordelen ten opzichte van een werkgroep. Binnen een team is er veel meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Door de gedeelde verantwoordelijkheid en open dialogen tussen de leden van het team inclusief leidinggevenden wordt er veel meer van elkaar geleerd. De aanwezige kennis wordt binnen het team gedeeld. In een team zijn er verschillende achtergronden, ervaringen en denkwijzen waardoor er een bredere kijk is op de weg naar het doel er ontstaan creatievere oplossingen. Teams kunnen zich makkelijker aanpassen aan veranderende omstandigheden, er is meer flexibiliteit en taken kunnen worden herverdeeld. Het grootste voordeel bij goed samenwerken in een team is het ontstaan van synergie. De totale output bij een echt team is groter dan de som van individuele bijdragen, dit wordt wel eens weer gegeven in een som: 1+1+1+1=5. Bij een topteam kan de output nog veel groter worden, weergegeven in een som is dit: 1+1+1+1=8.

3. De nadelen van een team.

Je kunt je afvragen op basis van de boven genoemde voordelen en verschillen waarom je niet altijd een team probeert te vormen. Voor sommige organisaties of projecten kan een werkgroep veel effectiever zijn. Dit heeft onder andere te maken met de werkzaamheden, het doel en de betrokken personen. Een werkgroep kan heel efficiënt zijn voor kortlopende projecten waarbij de weg naar het doel helder is. De leden zijn zeer bekend met de (herhalende) taken en kunnen deze veel efficiënter uitvoeren. Er zijn ook personen die zich helemaal niet prettig voelen in een team, vaak vinden ze het moeilijk om verantwoordelijkheden delen. Deze personen functioneren vaak beter in een werkgroep.

4. De ontwikkeling van een team.

Bij projecten heb je regelmatig te maken met een wisselende samenstellingen van teamleden voor de uitvoering. Een team staat er dan vaak niet vanaf het eerste moment. Het team moet nog aan elkaar wennen en de samenwerking moet groeien. De ontwikkeling van een team wordt weergegeven in het model van Tuckman.

Bij de ontwikkeling van een werkgroep naar een team kan er een dip ontstaan in de prestatie van de groep. De reden voor deze dip kan zijn dat de (project) manager alleen heeft aangegeven dat ze nu een team zijn zonder enige verdere toelichting. De leden van de groep maken zich zorgen om hun rol en over de verantwoordelijkheden en risico’s. Deze onzekerheid zorgt dat de prestatie van de groep afneemt in plaats van toeneemt. Dit wordt ook wel een pseudo team genoemd.

Een volgende fase in de ontwikkeling is een potentieel team. In deze fase zijn de rollen en verantwoordelijkheden vaak wel duidelijk maar weten de leden onderling nog niet wat ze aan elkaar hebben en hoe ze goed met elkaar kunnen samenwerken. De leden zijn nog niet ingespeeld op elkaar.

Wanneer de leden van een team elkaar goed kennen kunnen ze doorgroeien naar een echt team. De leden kennen onderling de sterke en minder sterke punten van elkaar. Ze kunnen elkaar helpen, aanvullen en versterken. Een echt team voldoet aan de definitie die omschreven is in hoofdstuk 1.

Een echt team kan ook nog doorgroeien naar een topteam. Het onderling vertrouwen en betrokkenheid in het team is groot. De leden ondersteunen elkaar in persoonlijke groei en ontwikkeling waardoor ook de samenwerking groeit. In het volgende hoofdstukken gaan we dieper in op de kenmerken van een topteam en hoe je omstandigheden kunt creëren die hieraan bijdragen.

5. De 12 kenmerken van een topteam.

Er zijn verschillen studies gedaan naar topteams, in deze studies werden diverse kenmerken van een topteam herhaaldelijk beschreven. Van onderstaande kenmerken wordt erkend dat ze bijdragen aan het succes van het team.

1. Heldere doelen, de doelen voor het team of de doelen van het project moeten helder zijn. Het doel moet ook gedragen worden door het team. Deze doelen zijn de stippen op de horizon, zonder deze stippen kan het team niet de beste route naar het doel bepalen.
   
   
2. Duidelijke rollen, een team kan beter presteren wanneer de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn.
   
   
3. Open en heldere communicatie, goed naar elkaar kunnen luisteren is erg belangrijk. Oprechte interesse in elkaar helpt om elkaar beter te kunnen begrijpen en om beter te kunnen samenwerken.
   
   
4. Steun en feedback van het management, het team moet zich gesteund voelen door het management. Ze worden door het management gemotiveerd door zowel positieve en constructieve feedback.
   
   
5. Bescherming van het management, het management creëert een veilige werkomgeving en neemt het team in bescherming wanneer dit nodig is.
   
   
6. Besluitvaardig, het team mag zelf besluiten nemen. Wanneer ze dit niet kunnen komt er snel duidelijkheid vanuit het management.
   
   
7. Enthousiasme en humor, het team is trots op wat ze doen en ze hebben plezier samen.
   
   
8. Goede omgang met conflicten, de problemen worden niet onder het tapijt geveegd, ze worden besproken en opgelost.
   
   
9. Vertrouwen, de teamleden hebben veel vertrouwen in het samen kunnen bereiken van de doelen.
   
   
10. Leert snel, het team leert snel van elkaar en van de gezamenlijke ervaringen.
    
    
11. Diversiteit en participatie, ondanks de verschillen tussen de teamleden wordt iedereen wel gewaardeerd. Er is grote saamhorigheid, de leden voelen zich geaccepteerd en onmisbaar voor het team.
    
    
12. Sterke team identiteit, de leden van het zijn trots om onderdeel te zijn van het team en op de prestaties. Ze voelen zich verbonden met het team en de gemeenschappelijke doelen.

6. Creëren van de juiste omstandigheden.

Als (project) manager kun je veel bijdragen aan de juiste omstandigheden voor een topteam waardoor de in hoofdstuk 5 benoemde kenmerken kunnen worden ontwikkeld. Hieronder diverse tips voor het creëren van deze omstandigheden en voor het bouwen aan een topteam.

Heldere doelen, de doelen moeten gedragen worden door het team. Dit kun je het beste bereiken door het team te betrekken bij het opstellen van de doelen. Bespreek waarom het project of de opdracht wordt uitgevoerd, delen de leden deze motivatie? Gebruik de SMART methode om de doelen te formuleren. Het is belangrijk dat het team de doelen realistisch (acceptabel) en relevant vinden.  Laat het team met ideeën komen hoe de doelen kunnen worden bereikt, sta open voor nieuwe ideeën en bespreek deze binnen het team. Zonder nieuwe ideeën is er nauwelijks verbetering. Wat kun je doen zodat het nog beter gaat? Hier past het beste een democratische leiderschapsstijl.

Duidelijke rollen, een team kan alleen goed presteren als de rollen binnen het team duidelijk zijn. Net als bij een voetbalteam heb je bij een projectteam ook verschillende rollen. Met alleen maar aanvallers kun je niet top presteren. Het is belangrijk dat de kaders voor de verschillende rollen duidelijk zijn. Een keeper die meegaat in de aanval is meestal niet wenselijk maar een opdracht voor een keeper om alleen in het doelgebied te blijven soms ook niet. Met andere woorden binnen de kaders moet er voldoende vrijheid zijn voor de leden om zelf (de beste) keuzes te maken. Als manager kun je de rollen bespreken binnen het team zodat alle leden weten wat ze van elkaar mogen verwachten.

Open en heldere communicatie, om goed te kunnen samenwerken is het belangrijk dat je goed luistert naar de inbreng van anderen. Je moet open staan voor verschillende motivaties en ideeën van anderen. Bespreek deze zonder te veroordelen, probeer andere meningen te begrijpen. Kunnen verschillende opvattingen prima naast elkaar functioneren of moet er een keuze worden opgenomen in het kader. Voor de manager ligt hier een belangrijke taak door goed te luisteren naar het team en informeer het team goed zodat er ook begrip is voor bepaalde keuzes.

Steun en feedback van het management, het is erg belangrijk dat het team zich gesteund voelt door het management. Wanneer dit gevoel er niet is zal het team veel minder gemotiveerd zijn. Door interesse te tonen in de projecten, of in het projectteam groeit het gevoel van steun. Hierbij is constructieve feedback erg belangrijk, benadruk wat er goed gaat en geef tips voor verbeterpunten. Het management moet er ook voor zorgen dat het team over de juiste middelen beschikt zodat het ook optimaal kan presteren.

Bescherming van het management, een veilige werkomgeving is cruciaal voor een topprestatie. Er moet ruimte zijn om fouten te kunnen maken. Immers van fouten kun je leren en de beste uitvingen zijn soms zelf het resultaat van een fout. Neem als management naar de buitenwereld de verantwoordelijkheid op voor fouten en mindere resultaten. Bescherm je team van negatieve invloeden van buitenaf.

Besluitvaardig, tijdens de uitvoering van een project of het uitvoeren van de werkzaamheden komen veel keuzemomenten voor. Ga je linksaf of ga je rechtsaf, bij stilstand weet je zeker dat je niet verder komt. Geef de teamleden de ruimte (kaders) om zelf keuzes te maken. Help als manager het team bij het maken van keuzes doormiddel van open vragen in plaats van zelf een keuze of besluit voor een ander te maken. Hierna kunnen ze waarschijnlijk de volgende keer zelf een keuze maken of een besluit nemen. Wanneer de vraagstukken buiten het kader (bevoegdheid) vallen dan is het wenselijk dat het management snel een besluit neemt om stilstand te voorkomen.

Enthousiasme en humor, een goede sfeer binnen het team verhoogd de prestatie. Teamleden excelleren wanneer ze veel plezier hebben in het werk. Geef het team de ruimte om plezier met elkaar te hebben, een team uitje kan hier ook aan bijdragen. Zorg ook als manager dat het team trots is op wat ze doen door het goede werk te benadrukken. Een trotse, enthousiaste werknemer is de beste ambassadeur van een bedrijf.

Goede omgang met conflicten, binnen elk project of team komen er wel conflicten voor. Het is belangrijk om deze conflicten niet te negeren omdat ze dan kunnen uitgroeien tot een groter conflict. Als manager kun je stimuleren dat de leden die het oneens met elkaar zijn in gesprek gaan om een conflict te voorkomen of je organiseert zelf het gesprek. Het doel van een gesprek is niet om de mening van een ander te veranderen maar om begrip te krijgen voor de verschillende meningen. Neem ook maatregelen wanneer er geen begrip is voor een andere mening of dat een mening negatieve invloed heeft op het presteren van het team.

Vertrouwen, voor een topprestatie is vertrouwen in je collega’s erg belangrijk. Een voetballer speelt de bal naar zijn medespeler omdat hij/zij erop vertrouwt dat hij er iets goed mee gaat doen maar ook omdat hij/zij hem of haar nodig heeft om verder te komen. Dit geld ook voor een (project) team, je draagt producten (diensten, materialen, documenten) over zodat een collega’s het product verder ontwikkeld. Vertrouwen is iets wat moet groeien, bij een team dat elkaar al langer kent en samenwerkt is het vertrouwen groter. Als manager kun je stimuleren dat nieuwe leden snel worden opgenomen in de groep waardoor het vertrouwen stijgt.

Leert snel, een team bestaat uit meerdere leden met allemaal hun eigen achtergrond en ervaring. Bij een open en vertrouwde sfeer binnen het team worden deze ervaring gedeeld en kunnen de leden van elkaar leren. Er is geen cultuur van kennis is macht. Stimuleer als manager om kennis te delen, dit kun je doen door je eigen kennis te delen. Durf je ook kwetsbaar op te stellen. Een manager weet niet alles, en hoeft ook niet alles te weten. Door jezelf kwetsbaar op te stellen kunnen jij en je team veel van elkaar leren.

Diversiteit en participatie, iedereen in het team heeft een andere achtergrond. De verschillende achtergronden zorgen juist voor verschillende perspectieven en ideeën, dit vergroot creativiteit en innovatie binnen het team. Diversiteit bevorderd de teamprestatie. Ook maakt de rol binnen het team niet uit, elke bijdrage wordt gewaardeerd. De verzorger bij het voetbalteam heeft ook een belangrijke rol binnen het team en is onmisbaar. Wees bewust van de verschillende cultuurachtergronden en karakters en speel hierop in, betrek iedereen bij het team. Door als manager iedereen openlijk te waarderen binnen het team groeit de saamhorigheid en voelen de leden zich onmisbaar en geaccepteerd.

Sterke team identiteit, de beste ambassadeurs voor je bedrijf zijn je werknemers. Niets is mooier dan dat je werknemers of teamleden trots zijn op je bedrijf, op het team, op het projectresultaat. Als (project) manager kun je tijdens een overleg benadrukken dat het team trots mag zijn op de prestaties en samenwerking binnen het team. Je kunt ook reclame maken voor het project of het team, bijvoorbeeld in een bedrijfsmagazine, op het intranet of op het internet. Een goede bedrijfsmissie die gesteund wordt door de werknemers draagt ook enorm bij aan de identiteit.  Een sterke identiteit zorgt voor saamhorigheid, het beschermen van elkaar en het doel waardoor het team nog beter gaat presteren.

7. Samenvatting.

Als (project) manager heb je best veel invloed in de prestaties van je team. Je hebt heel veel invloed in de omstandigheden die bijdragen aan de ontwikkeling van een topteam. Stel je als manager zo op dat het team uitblinkt en niet jijzelf. Durf je kwetsbaar en bescheiden op te stellen alleen dan kun jij samen met je team je ontwikkelen tot een topteam. Motivatie is misschien wel het belangrijkste voorwaarde voor een topteam. Een hoger doel als zoveel mogelijk geld verdienen voor het bedrijf is weinig motiverend. Zorg voor een motiverend doel. Het doel van Grip op projecten is bijvoorbeeld dat organisaties met veel plezier en zonder zorgen projecten efficiënt kunnen uitvoeren.

8. Heb je meer hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het ontwikkelen van je organisatie en het creëren van topteams dan kan Grip op Projecten je helpen. Samen kijken we na de behoefte van het bedrijf en maken we een maatwerk plan voor ontwikkeling.

Grip op projecten is expert in het organiseren en uitvoeren van projecten en beschikt over meer dan 20 jaar ervaring. Grip op Projecten helpt midden- en kleinbedrijven (MKB) in Oost-Nederland om projecten succesvol te realiseren doormiddel van advies op maat, het maken van gereedschappen en het geven van trainingen.

Wil jij ook (meer) grip krijgen op je projecten? Neem dan contact op met Grip op Projecten! Ik help je graag verder.

9. Bronnen.

Bij het schrijven van dit artikel heb ik gebruik gemaakt van de volgende bronnen:

1. Kousholt, B. (2024). Organization & people. Praxis – Nyt Teknisk Forlag.
2. Morgan, J. (2024). The future leader: 9 skills and mindsets to succeed in the next decade. Wiley.