Wat doet een projectmanager?

Deze vraag wordt erg vaak opgezocht op het internet. De reden hiervoor is dat veel werknemers vaak niet bekend zijn met het vak projectmanagement. Werknemers worden op een gegeven moment gevraagd om projectmanager te worden of om deel te nemen aan een project en moeten opeens rapporteren aan een projectmanager. Veel projectmanagers of toekomstige projectmanagers hebben geen opleiding gehad in projectmanagement. De vraag “wat doet een projectmanager?” is dan ook zeer terecht. In dit artikel probeer ik uitleg te geven over wat het vak van een projectmanager inhoudt.

1. Definitie van projectmanagement.

De vraag “wat doet een projectmanager?” geeft aan dat de omschrijving het “managen van een project” onvoldoende antwoord geeft.  Als we vakliteratuur van gerenommeerde projectmanagement instituten raadplegen dan krijgen we al wat meer informatie.

 Volgens het Project Management Institute (PMI) is projectmanagement de toepassing van kennis, vaardigheden, tools en technieken op projectactiviteiten om aan de projectvereisten te voldoen.

De definitie volgens IPMA luidt: Projectmanagement is het geheel van methoden, technieken en hulpmiddelen die nodig zijn om een project succesvol te plannen, uit te voeren en af te ronden, waarbij de projectdoelen binnen de gestelde tijd, budget en kwaliteitseisen worden gerealiseerd.

Prince2 heeft een vergelijkbare definitie: Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het project en het motiveren van de betrokkenen om de projectdoelen te realiseren binnen de verlangde prestatiedoelen voor tijd, kosten, kwaliteit, leveromvang, kansen en bedreigingen.

Dit zijn wel heel formele omschrijvingen van projectmanagement, wat maakt het vak projectmanagement leuk? Vanuit het perspectief van nieuw leiderschap is projectmanagement veel meer dan alleen managen, je moet leidinggeven aan een team. Samen met dit team zorg je dat doelen worden behaald en dat het project onder controle is. De projectmanager stimuleert samenwerking, open communicatie & innovatie en betrekt alle leden bij het project en de resultaten. Door transparantie, empathie, vertrouwen en zich kwetsbaar op te stellen creëert de projectmanager een team waarin optimaal gepresteerd kan worden en waarin het team en de leden afzonderlijk zich kunnen ontwikkelen.

Er zijn ook organisaties waarin de projectmanager niet de ruimte krijgt om een team te creëren (lees ook het artikel: Hoe creëer je een topteam?) en is het werk beperkt tot alleen projectbeheersing.

2. Hoofdtaken van een projectmanager.

In mijn ogen is de belangrijkste taak van een projectmanager het leiding geven aan een team, zoals ik dit in het vorige hoofdstuk beschrijf. Daarnaast zijn er diverse andere hoofdtaken die je samen met je team uitvoert, deze staan hieronder beschreven:

• Projectintegratie & initiatie
  Samen met het team worden de doelen van het project gedefinieerd. Samen moet je het project doorgronden. Hoe kan het project binnen de standaarden, processen, waarden en middelen van de organisatie worden uitgevoerd? Vat dit samen in een projectplan.
  
  
• Controle over de leveromvang
  Overzicht maken van de activiteiten (diensten, maken van documenten en produceren of inkopen van goederen) die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Maak ook een overzicht van de activiteiten niet behoren tot het project maar eventueel wel verwacht worden. Maak een overzicht van product vereisten en maak een werkverdelingsstructuur.
  
  
• Planning maken, bewaken en bijstellen
  Maak een planning samen met het team en de klant alleen dan wordt de planning gedragen en uitvoerbaar.
  
  
• Kostenbeheersing
  Projecten zijn vaak economisch gedreven dat maakt kostenbeheersing vaak één van de belangrijkste onderdelen. Een project opleveren binnen het gestelde budget is dan ook vaak een projectdoel. Maak een kosten verdeelstructuur om de kosten beter te kunnen managen. Naast een goed resultaat is het werkkapitaal van een project ook vaak erg belangrijk zorg voor overzicht tussen inkomsten en uitgaven.
  
  
• Kwaliteitsmanagement
  Kwaliteit is in essentie voldoen aan de verwachtingen van de klant. Maak deze verwachtingen inzichtelijk en meetbaar.
  
  
• Veiligheid, gezondheid en milieu (VGM) management
  Veiligheid, gezondheid en milieu moeten altijd centraal staan binnen een project. Maak een plan hoe je een goede veiligheid, gezondheid en milieu wilt waarborgen binnen het project. Je kunt dit samen met je team en klant doen voor goede betrokkenheid op dit gebied.
  
  
• Personeel en hulpmiddelen (resource)management
  Analyseer welke personen, rollen, competenties en hulpmiddelen er nodig zijn om alle activiteiten van het project uit te kunnen voeren. Zorg dat iedereen weet welke rol ze vervullen en wat daarbij de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Zorg voor een goede samenwerking en ontwikkel het team.
  
  
• Risicomanagement
  Maak samen met je team en eventueel de klant een overzicht van de kansen en bedreigingen binnen het project. Bepaal een strategie hoe je de kansen kunt benutten, delen of vergroten en een strategie hoe je de bedreigingen kunt vermijden, overdragen of verzachten. Hou toezicht op de mogelijkheden en bedreigingen.
  
  
• Inkoopmanagement
  Als uitvoerder van het project ben je verantwoordelijk voor alle producten (grondstoffen, goederen, diensten en documenten) die je inkoopt en gebruikt voor het project. Het is belangrijk dat je hier goed controle over hebt omdat het kansen en bedreigingen toevoegt aan het project. Bepaal de strategie en maak een inkoopplan met je team.
  
  
• Controle over de belanghebbenden
   Belanghebbenden zijn mensen, groepen en organisaties die invloed kunnen uitvoeren op het project, of die door het project worden beïnvloed. Probeer deze belanghebbenden en hun verwachtingen in kaart te brengen.
  
  
• Communicatiemanagement
   Problemen ontstaan vaak door afwezigheid van communicatie of door verkeerde communicatie. Goede communicatie is daarom van groot belang. Zorg dat de juiste informatie volgens de verwachtingen bij de verschillende belanghebbenden komt. Maak een plan en spreek af hoe alle informatie binnen het project zou moeten stromen.
  
  
  
  Wil je nog meer weten over deze taken en wil je tips ontvangen over hoe je deze taken kunt uitvoeren? Download dan gratis het e-book introductie Grip op projecten.

3. Vaardigheden en competenties van een projectmanager.

Als je wilt excelleren als projectmanager dan zijn de volgende vaardigheden en competenties belangrijk.

• Leiderschap tonen
  Goed leiderschap gaat niet om controle maar om het inspireren van anderen. Dit betekent dat een goede leider niet alleen maar samen met het team de touwtjes in handen heeft, maar ook anderen inspireert, begeleidt en in staat stelt om zich te ontwikkelen.
  
  
• Goed organiseren
  Een goede projectmanager heeft organiseren als tweede natuur. Het unieke karakter van projecten zorgt bijna altijd voor onverwachte situaties. Een projectmanager weet hier goed mee om te gaan en komt samen met zijn team tot creatieve oplossingen.
  
  
• Goed communiceren
  Goede communicatie is cruciaal, problemen in een project ontstaan vaak door afwezigheid van communicatie of door slechte communicatie. Projectmanagers moeten helder kunnen communiceren met teamleden, stakeholders en klanten. Goede luistervaardigheden zijn nog belangrijker om de volgende redenen:
• Goed begrijpen wat de behoeften en verwachtingen zijn van de stakeholders.
• Voorkomen van misverstanden.
• Begrip en Empathie tonen.
• Verzamelen van waardevolle informatie.
• Hierdoor beter te kunnen inspireren en motiveren.
  
  
• Teambuilding
  Een goede projectmanager creëert een positieve teamsfeer, goede omstandigheden en zorgt ervoor dat iedereen goed samenwerkt.
  
  
• Inspireren & beïnvloeding
  Je kunt je team inspireren & beïnvloeden door:
• Een goed voorbeeld te geven, leading by example.
• Compromissen kunnen sluiten.
• Creëren van win-win situaties.
• Toelichten van je besluiten.
• Goed te kunnen luisteren.
  
  
• Besluitvaardig
  Een goede projectmanager is zelf besluitvaardig maar maakt ook zijn team besluitvaardig. Je kunt je team besluitvaardiger maken door ze de ruimte te geven om keuzes te maken binnen de gestelde kaders en ze te helpen met open vragen.
  
  
• Goed kunnen onderhandelen
  Bij onderhandelingen wil je dat een goede relatie met de andere partij gehandhaafd blijft. Een goede projectmanager kan zich dan ook verplaatsen in het perspectief van de andere partij.  Zorg voor wederzijds vertrouwen en begrip voor beide perspectieven. Probeer voor beide partijen een win-win gevoel te creëren.
  
  Wil je nog meer weten over de vaardigheden en competenties of wil je deze ontwikkelen neem dan contact op.
  
  
  

  4. Projectmanagement instituten & opleidingen

  Er zijn veel verschillende methoden en standaarden voor projectmanagement en projectmatig werken, zoals PMI (PMBOK), PRINCE2, IPMA en ISO. Hieronder in het kort de verschillen.
  
  Project Management Institute (PMI)is een non-profitorganisatie opgericht in 1969 in de Verenigde Staten. PMI heeft een richtlijnen en een standaard ontwikkeld voor projectmanagement deze staat omschreven in de Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Inmiddels is er een zevende editie. In de PMBOK staan de kennisgebieden voor projectmanagement beschreven, deze kennisgebieden komen overeen met de hoofdtaken voor projectmanagent zoals hierboven beschreven. Bij PMI kun je laten certificeren als Project Management Professional (PMP) door een examen af te leggen. Het certificaat is wereldwijd erkend en wordt soms door klanten gevraagd. Om het certificaat te behouden moet je periodiek diverse activiteiten uitvoeren.
  
  International Project Management Association (IPMA) is een internationale organisatie die zich toelegt op het bevorderen van projectmanagementpraktijken en -normen. IPMA is opgericht in Zwitserland en wordt voornamelijk erkend als instituut in Europa. De richtlijnen van IPMA zijn vertaald naar het Nederlands en staan beschreven in de Nederlandse Competence Baseline (NCB). IPMA richt zicht op meer competentie gebieden verdeeld in technische competenties, gedragsmatige competenties en contextuele competenties. Ook bij IPMA kun je een certificaat behalen op verschillende niveaus. Elke 5 jaar is hercertificering nodig voor behoud van het certificaat.
  
  Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is ontwikkeld door de Britse semioverheidsorganisatie Office of Government Commerce (OGC). PRINCE2 is de opvolger van PRINCE die oorspronkelijk werd ontwikkeld voor ICT-projecten. PRINCE2 wordt wereldwijd toegepast, erkend en soms vereist. Het is heel vaak de standaard voor overheidsorganisaties. Je vindt overheidsbureaucratie dan ook wel een beetje terug in de richtlijnen. Er is weinig ruimte voor flexibiliteit binnen diverse richtlijnen. Als je niet voldoet aan deze richtlijnen dan betreft het geen PRINCE2 project. Bij PRINCE2 kun je ook een certificaat behalen door examen te doen deze is ook 5 jaar geldig en kan verlengd worden door periodiek diverse activiteiten uit te voeren.
  
  ISO 21500 is een internationale standaard voor projectmanagement ontwikkeld door de International Organization for Standardization (ISO). De standaard komt op veel vlakken overeen met PMBOK, het is echter veel beknopter dan de 3 standaarden die hierboven staan beschreven, slechts 44 pagina’s. Er ontbreekt dan ook diepgang in de norm die je wellicht nodig hebt om het vak te leren. Het is ook niet mogelijk om je te laten certificeren.
  
  
  
  Elke standaard en instituut heeft sterke kanten en minder sterke kanten. Ook lang niet alle standaarden passen bij een organisatie, ondanks dat ze wel toepasbaar zijn. Wil je weten wat bij jou of bij jouw organisatie past neem dan even contact op. Er zijn ook diverse opleiders die een combinatie van verschillende standaarden aanbieden en gebruik maken van de sterke punten van elke instituut.
  
  

  5. Toekomst van projectmanagement

  Een van de belangrijkste trends op het gebied van projectmanagent is de verschuiving van het managen van een project naar leidinggeven aan een projectteam. Van projectmanagers worden steeds meer leidinggevende vaardigheden. Een aantal verschillen tussen de traditionele projectmanager en innovatie projectmanager zijn:
  
  
• De traditionele projectmanager vertrouwt op controle, met andere woorden veel controles uitvoeren voor beheersing van het project. Een innovatieve projectmanager geeft vertrouwen aan het team, met andere woorden hij / zij delegeert veel verantwoordelijkheden en vertrouwt er op dat hij / zij goed geïnformeerd wordt door zijn team.
  
  
• De traditionele projectmanager plant de details van een project. Een innovatieve projectmanager geeft in hoofdlijnen de richting aan en laat het plannen van de details over aan het team.
  
  
• De traditionele projectmanager wil onkwetsbaar lijken. Hij / zij is projectmanager geworden omdat hij / zij heel veel technische kennis heeft. De innovatieve projectmanager durft zwakte punten te tonen, hij / zij heeft niet de beste technische kennis maar heeft goede leidinggevende vaardigheden.
  
  
• De traditionele projectmanager concentreert zich meer op het heden. De innovatieve projectmanager concentreert zich op de toekomst, op innovatie en ontwikkeling van het team.
  
  Ook zijn er ontwikkelingen op het gebied van gereedschappen. Er komen steeds meer tools beschikbaar voor projectbeheersing en werken in projectteams. Een voorbeeld hiervan is Microsoft 365 deze combineert diverse programma’s met elkaar. Voor planning en beheer bieden ze MS Project en Planner aan, voor samenwerking Teams en Sharepoint, voor analyse en rapportage Excel en Power-BI. Deze worden steeds meer uitgebreid met AI-functies wat het werken voor een projectorganisatie nog efficiënter maakt.
  
  

  6. Heb je meer hulp nodig?

  
  Projectmanagement is een vak en wordt vaak ontwikkeld door ervaringen. Echter met coaching en training en de juiste tools kun je het vak ook sneller onder de knie krijgen. De technische en interpersoonlijk vaardigheden kun je leren waardoor je als projectmanager je vak zonder zorgen en met veel plezier efficiënt uit kunt uitvoeren. Grip op projecten kan je hierbij helpen.
  
  Grip op projecten is expert in het organiseren en uitvoeren van projecten en beschikt over meer dan 20 jaar ervaring in het vak.
  Wil jij ook (meer) grip krijgen op je projecten? Neem dan contact op met Grip op Projecten! Ik help je graag verder.
  
  
  
  

  7. Bronnen.

  
  Bij het schrijven van dit artikel heb ik gebruik gemaakt van de volgende bronnen:-
• Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide) (6th ed.). Project Management Institute.
• Hedeman, Bert, Gabor Vis van Heemst, and Hans Fredriksz. *Projectmanagement op basis van PRINCE2 6de Editie*. Van Haren Publishing, 2020.
• Hedeman, Bert, Gabor Vis van Heemst, and Hans Fredriksz. *Projectmanagement op basis van PRINCE2 6de Editie*. Van Haren Publishing, 2020.
• Kousholt, B. (2020). Project management: Theory and practice (3rd ed.). Praxis – Nyt Teknisk Forlag.