Wat is Project Smart Start?

Project Smart Start is een praktische methode om samen met je team een project scherp te starten. Geen uitgebreid projectplan, maar een gestructureerde sessie waarin je de belangrijkste keuzes, risico’s en aandachtspunten van het project inzichtelijk maakt. Het resultaat is een duidelijke, gedeelde basis voor de uitvoering en, waar nodig, een sterke onderlegger voor een projectplan.

Herken je dit?

• Het project start vanuit een opdracht, maar het team heeft nog geen gezamenlijk beeld.
• Iedereen heeft een eigen interpretatie van doelen, scope of kwaliteit.
• Aannames worden gedaan, maar niet expliciet gemaakt.
• Belangrijke risico’s komen pas later in het project naar boven.
• Er is veel afstemming nodig tijdens de uitvoering die vooraf voorkomen had kunnen worden.
• De focus verschuift van hoofdzaken naar bijzaken.
• Eigenaarschap ligt vooral bij de projectmanager en minder bij het team.

Hoe werkt het?

Project Smart Start is een gestructureerde aanpak om samen met je team een project scherp te starten.
Op basis van bewezen projectmanagementprincipes (PMI en IPMA) werk je in één sessie door de belangrijkste onderdelen van het project.

• Stap 1 Voorbereiding
  Goed voorbereid van start.
  Het team verdiept zich vooraf in het project, zodat er tijdens de sessie direct de juiste diepgang ontstaat. Bij een begeleide sessie analyseer ik daarnaast de opdracht en mogelijke aandachtspunten. 
• Stap 2 Sessie met het Team
  Samen het project scherp maken.Met behulp van het Project Smart Start whiteboard en gerichte vragen werk je samen met het team door de belangrijkste projectthema’s, waarbij ideeën worden verkend en aannames expliciet worden gemaakt.
• Stap 3 – Resultaat en vervolgVan inzicht naar uitvoering.De uitkomst van de sessie is helder inzicht in waar in het project de aandacht naartoe moet om het succesvol te laten verlopen. Dit geeft het team focus op de belangrijkste zaken en maakt de belangrijkste risico’s zichtbaar.
  Vanuit dit inzicht nemen teamleden eigenaarschap en bepalen zij zelf welke acties nodig zijn in de verdere uitvoering van het project.

Wat levert het op?

Project Smart Start zorgt voor een efficiënte start van je project en geeft het team direct inzicht in waar de aandacht naartoe moet.

Resultaten:

• Focus op de belangrijkste zaken, het team weet wat echt belangrijk is en houdt de aandacht op hoofd- in plaats van bijzaken.
• Inzicht in de belangrijkste risico’s, risico’s en onzekerheden worden vroeg zichtbaar, zodat je hier vooraf op kunt sturen.
• Eigenaarschap in het team, het hele team voelt zich verantwoordelijk voor het project, in plaats van alleen de projectmanager.
• Een efficiënte projectstart, minder onnodige afstemming en herstelwerk tijdens de uitvoering doordat vooraf de juiste gesprekken worden gevoerd.
• Duidelijkheid en richting, iedereen werkt vanuit hetzelfde beeld van doelen, verwachtingen en aanpak.
• Gericht aan de slag na de sessie, het team weet waar actie nodig is en kan direct verder met de uitvoering van het project.

Zo start je een project met focus, eigenaarschap en inzicht, waardoor het efficiënter en beheersbaar verloopt.

Waarom Project Smart Start?

Project Smart Start is geen standaard projectstart, training of invuloefening. Het is een praktische methode die teams helpt om samen tot de juiste inzichten en keuzes te komen.

• Geen projectplan vooraf, maar samen een start maken. Niet beginnen met een uitgewerkt plan van één persoon, maar eerst samen scherp krijgen waar het project echt om draait.
• Geen theorie, maar direct werken met je eigen project. Je werkt niet met voorbeelden of modellen, maar met je eigen opdracht en vraagstukken.
• Gerichte vragen die zorgen voor echte inzichten. De methode voorkomt standaard antwoorden en maakt aannames zichtbaar en bespreekbaar.
• Een gestructureerde aanpak in plaats van vrijblijvend overleg. Op basis van PMI/IPMA werk je systematisch door de belangrijkste projectthema’s.
• Van aannames naar expliciete keuzes. Wat normaal impliciet blijft, wordt benoemd, besproken en waar nodig aangescherpt.
• Zelfstandig te gebruiken, met extra diepgang bij begeleiding. Het whiteboard is direct inzetbaar en kan met begeleiding verder verdiept worden.

Zo start je een project niet vanuit aannames of losse ideeën, maar op basis van gedeeld inzicht en de juiste vragen.

Voor wie is Project Smart Start?

Project Smart Start is ontwikkeld voor organisaties en teams die hun projecten efficiënter en met meer grip willen starten.

• Projectteams die samen een nieuw project starten. Teams die vanaf het begin een duidelijk en gedeeld beeld willen creëren van het project.
• Projectmanagers die hun team actief willen betrekken. Projectmanagers die willen werken vanuit eigenaarschap in het team in plaats van alles zelf te bepalen.
• Afdelingen projectmanagement die hun aanpak willen verbeteren. Organisaties die een betere en meer consistente manier zoeken om projecten te starten.
• Technische projectorganisaties met veel afstemming en afhankelijkheden. Projecten met meerdere disciplines, leveranciers of stakeholders waar afstemming cruciaal is.
• Projecten waar de scope nog niet volledig scherp is. Situaties waarin een opdracht er ligt, maar de uitwerking nog gezamenlijk vorm moet krijgen.

Of je nu een project start met een team of je projectaanpak wilt verbeteren, Project Smart Start helpt om vanaf het begin de juiste basis te leggen.

Project Smart Start is ontwikkeld vanuit jarenlange ervaring in projectorganisaties en het werken aan technische projecten. In de praktijk blijkt dat projecten zelden vastlopen, maar wel onnodig tijd en energie verliezen door een onvoldoende scherpe start. Met meer dan 25 jaar ervaring als project engineer, projectmanager en leidinggevende van een projectmanagementafdeling heb ik van dichtbij gezien waar projecten efficiënter kunnen en waar de start bepalend is voor het verdere verloop. Deze praktijkervaring heb ik gecombineerd met kennis van methoden zoals PMI (PMBOK), IPMA en Prince2. Geen theorie als doel op zich, maar vertaald naar een praktische aanpak die direct toepasbaar is in jouw projectomgeving. Daardoor werk je niet alleen met een tool of workshop, maar met een doordachte methode die is ontwikkeld en getest in de realiteit van projecten.